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CIC Deadline for March 2009 Payment Claims

The following information was emailed to all CIC funded Service Providing Organizations in Ontario on March 10, 2009.

To: Executive Directors of CIC funded Service Providing Organizations

From: Director, Citizenship and Immigration Canada

Settlement and Intergovernmental Affairs, Ontario Region

Please be advised that your March 2009 "Service Provider Report and Advance or Payment Claim" must be received by the CIC office you normally deal with no later than 10 A.M. on 07 April 2009.

The Government of Canada’s fiscal year end is 31 March 2009, and all Government Departments have internal deadlines that must be met in order to process payments out of funding from fiscal year 2008/09.

It is therefore imperative that your March 2009 “Service Provider Report and Advance or Payment Claim” is received at the CIC office you normally deal with by the deadline outlined above. The deadline is the same for all CIC offices including RHQ at 25 St. Clair Ave. E Toronto.

Please ensure that you notate " URGENT: Year-end Claim" in large lettering on the envelope so that personnel in your local CIC will process it immediately.

At this time we would also like to remind you that Citizenship and Immigration Canada is able to offer direct deposit as a payment method for reimbursement of claims under contribution agreements. This payment method is strongly recommended as it will ensure your reimbursements are received in the quickest way possible.

If you are not yet on the direct deposit system and would like to initiate this service to begin in April 2009, please refer to the attached documents.

Thank you ,

Wilma Jenkins

Aux : Directeurs exécutifs, Organismes fournisseurs de services

Du : Directeur, Citoyenneté et Immigration Canada

Établissement et Affaires intergouvernementales Région de l’Ontario

Veuillez noter que votre « rapport du fournisseur de services et demande d'avance ou de paiement » de mars 2009 doit être reçu par votre bureau de CIC habituel au plus tard à 10 h le 7 avril 2009.

La fin de l’exercice du gouvernement du Canada est le 31 mars 2009, et tous les ministères gouvernementaux ont des échéances internes qui doivent être respectées pour traiter les paiements de fonds de l’exercice financier de 2008-2009.

Il est donc impératif que votre « rapport du fournisseur de services et demande d'avance ou de paiement » soit reçu à votre bureau de CIC habituel d’ici la date limite indiquée ci-dessus. Cette date est la même pour tous les bureaux de CIC, y compris le BR, au 25, avenue St. Clair Est, à Toronto.

Veuillez noter « URGENT : demande de fin d’année » en grandes lettres sur l’enveloppe, pour que le personnel de votre CIC local la remarque immédiatement.

À ce moment, nous aimerions aussi vous rappeler que Citoyenneté et Immigration Canada est en mesure d’offrir le dépôt direct comme méthode de paiement de remboursement des demandes dans le cadre des ententes de contribution. Ce moyen est fortement recommandé, car il permet d’assurer que vos remboursements soient reçus le plus rapidement possible.

Si vous n’utilisez pas encore sur le système de dépôt direct et que vous aimeriez que ce service commence en avril 2009, veuillez consulter les documents ci-joints à cet effet.

Merci.